結婚式の二次会で幹事がやることまとめ♡準備期間や当日の仕事内容を紹介

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結婚式の二次会の幹事を頼まれたけど、実際何をすればいいのか分からない人が多いでしょう。新郎新婦やゲストに特別な1日を楽しく過ごしてもらうためにも、事前の準備は欠かせません。今回は結婚式の二次会の幹事を頼まれた人のために、幹事がやることをリストアップ♪準備する上で押さえておきたい重要なポイントも解説していくので、参考にしてみてください。

幹事を頼まれたら3〜4ヶ月前から準備を始めよう!

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幹事を頼まれたら、3〜4ヶ月前から準備を始めるのがおすすめ。基本的に幹事は2〜4人程度頼まれますが、決めることや準備するものが多いため想像以上に仕事量が膨大です。

1ヶ月前からバタバタ準備を始めても、何か買い忘れがあるなど準備不足になることも。早い段階で幹事を頼まれたなら、時間に余裕を持って準備を始めるように幹事同士で話し合いましょう。

結婚式の二次会の幹事がやるべきリスト

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結婚式の二次会で幹事がやるべきことを大まかに以下のリストにまとめました。

4ヶ月前
  • 他の幹事や新郎新婦の顔合わせ
  • 招待するゲストをリストアップ
  • 二次会のコンセプトなどを決める
  • 会費の金額決め、会場探し
3ヶ月前
  • 二次会準備の役割分担
  • 会場の決定
  • ゲストへの招待状
  • 招待メールの準備
2ヶ月前
  • 招待状の発送
  • 二次会のプログラムを考える
1ヶ月前
  • ゲストの出欠確認
  • 二次会のプログラムを確定
  • 乾杯やスピーチ
  • 当日スタッフの依頼
  • プチギフトなど必要品の準備
  • 三次会会場の準備
1週間前
  • 二次会会場への報告や挨拶
  • 幹事と新郎新婦の最後の打ち合わせ

他の幹事や新郎新婦との顔合わせから始まり、会場探しや演出を決めるなど理想的な二次会にするためにも決めなければいけないことは膨大です。

お互いにしっかりコミュニケーションを取りながら、素敵な二次会になるように協力しあいましょう。

「やることが多すぎて心配」「忙しくて準備ができない」という幹事さんには代行サービスの利用もおすすめです♪

以下の記事も参考にしてみてください。

【4ヶ月前】幹事が結婚式の二次会準備ですべきこと

結婚式の二次会準備は4ヶ月前から徐々に進めていくと、時間に余裕もありますよ♪二次会の4ヶ月前にやることは以下の6つです。

  • 他の幹事や新郎新婦との顔合わせ
  • 二次会に招待するゲストをリストアップ
  • 新郎新婦に二次会の目的や理想を聞き出す
  • 大まかな予算を新郎新婦に確認
  • 会費の金額を決める
  • 会場を探しを始める

それぞれの内容について解説していきます。

他の幹事や新郎新婦との顔合わせ

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時間の合うタイミングで、一緒に選ばれた幹事や新郎新婦との顔合わせを行います。結婚式当日までお互いに協力しながら準備を進めるため、コミュニケーションを取ることが重要です。

なかなかみんなのスケジュールを合わせるのが難しいなら、LINEZOOMなどを利用して連絡を取り合うのもよいでしょう。

二次会に招待するゲストをリストアップ

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二次会会場の規模を把握するためにも二次会に招待するゲストをリストアップします。

収容人数の関係で結婚式には呼べなかった友人も二次会から呼べるので、全体の大まかな人数を把握するためにも事前に行いましょう。

新郎新婦に二次会の目的や理想を聞き出す

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幹事が新郎新婦から二次会の目的や理想を聞き出します。

「みんながワイワイ騒げるようにアメリカンカジュアルな雰囲気にしたい」「リラックスして過ごして欲しいから癒される雰囲気にしたい」など、新郎新婦によって二次会の理想はそれぞれ。

まずは友人とどのように過ごしたいかを聞き出しておくと会場探しの参考になります。幹事みんなで二次会のイメージを共有しておくと準備をする上で意見も出しやすいですよ♪

大まかな予算を新郎新婦に確認

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二次会の大まかな予算を新郎新婦に決めてもらいましょう。二次会はなるべく予算内で収められるように決めるのがベストで!。

以下の項目について予算を決め、全体の予算を把握しておくと想定外の金額になっていたというトラブルが避けられますよ。

  • 会場費
  • 飲食費
  • 装飾費
  • 音響設備費
  • 映像設備費
  • 演出代
  • 備品代
  • プチギフト・景品代
  • 招待状代
  • 雑費
  • 予約金
  • 追加人数代金
  • キャンセル費用
  • 幹事交通費

予算を決めていても、実際に準備をしていたら思いがけぬことでお金がかかり予算をオーバーしてしまうことも。予算をオーバーしてもどれくらいまでに収めて欲しいか、新郎新婦に確認しておきましょう♪

会費の金額を決める

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会場を探し始める前に二次会会費の金額を決めておくことも重要!会費の金額によって利用できる会場やメニューのクオリティが異なるためです。

4000円〜6000円が会費の金額目安ですが、基本的に女性よりも男性の会費の方が500円〜2000円程度高い傾向にあります。あまり男女の会費金額に差をつけすぎると、よく思わないゲストもいるため注意してください。

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会場を探しを始める

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新郎新婦の理想や予算に合わせて、会場を探し始めます。新郎新婦がメインで会場探しを行う場合は、しっかりサポートをしましょう。

会場探しで選ぶ基準となるのは以下のポイントです。

  • 会場のタイプ(レストラン・ホテル・パーティースペース・居酒屋・クラブなど)
  • 料理のテイスト(イタリアン、創作料理、日本食など)
  • 貸切にできるかどうか
  • 交通の便
  • 価格
  • 会場の雰囲気
  • 料理の美味しさ
  • 会場の設備
  • 仮予約ができるかどうか
  • 備品や景品の事前持ち込みも可能か

上記の項目についてチェックしておけば、二次会会場を決定するときの比較対象となりますよ♪

特に会場のタイプによっても過ごしやすさが異なるため、理想的な二次会を開くために重要なポイント。

レストランやホテルは格式が高い会場も多く、パーティスペースはおしゃれな空間が広がっていて自由に使えるのが魅力的です。カジュアルにみんなで盛り上がりたいなら居酒屋やクラブなどでもおすすめ。

また、ゲストが結婚式場からスムーズに二次会会場に向かえるように交通の便を考えるのも大切です。

ぐるなびウエディング」などの二次会・貸切パーティ会場情報検索サイトを利用すれば、インターネットでも条件を絞りながら理想的な会場を探せます。自宅にいながら店内の雰囲気を見学できる会場もあるため、うまく活用するとよいでしょう。

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会場を選ぶ上でのNGポイントを事前に確認

会場を選ぶ上でのNGポイントを新郎新婦に事前に聞いておきましょう。NGポイントを把握しておけば、理想的な条件と合わせて式場探しができますよ。

【3ヶ月前】幹事が結婚式の二次会準備ですべきこと

二次会の3ヶ月前にやることは以下の通りです。

  • 幹事の中でリーダーを決める
  • 事前準備における幹事の仕事を分担する
  • 会場を下見してから二次会会場を決定する
  • 招待状の準備

それぞれの内容について解説していきます。

幹事の中でリーダーを決める

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幹事別に仕事をする前にリーダーを決めておくのがおすすめです。リーダーは各幹事の仕事の進み具合なども把握し、スケジュールをまとめます。

二次会当日まで幹事全体をまとめてくれるリーダーがいると、幹事が複数人いてもまとまりがある動きができますよ♪

事前準備における幹事の仕事を分担する

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二次会の事前準備はやることが多いため、選ばれた幹事の中で仕事を分担しましょう。

<分担する仕事リスト>

  • 招待状の発送
  • ゲストの出欠確認
  • 会計
  • 受付
  • 備品や景品の買い出し
  • BGM選び
  • プログラム決め
  • 撮影・音響
  • 司会など

会計や司会・撮影・音響・BGM選びなどは、選ばれた幹事の中で得意な人がいれば割り振るとスムーズに進みますよ♪

1人の幹事に仕事が集中しないように、バランスのよい仕事量を分担しましょう。

ミスを防ぐためにも担当をあやふやにせず、細かい担当まではっきり決めるのがポイントです。

会場を下見してから二次会会場を決定する

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インターネットなどで二次会会場をリサーチして気になった会場を見つけたら、二次会会場を下見して決定しましょう。

下見するときにチェックしておきたい項目は以下の通りです。

  • 空いている日程や時間帯
  • 結婚式場からの距離、交通の便
  • 収容人数
  • どのような備品や設備が整っているのか
  • 会場の雰囲気や広さ・構造が理想に近いかどうか
  • 幹事の入り時間や撤収まで何時間確保できるか
  • 時間を延長した場合はどうなるのか
  • メニューの提供スタイルやドリンクについて
  • 更衣室や控え室などの施設が整っているか
  • どのような演出をしてもOKか

上記のポイントをチェックして、理想的な会場であれば予約をしましょう。

その場で即決できないけど抑えておきたい場合は、仮予約(期間や有料/無料かは会場によって異なる)を頼んでみましょう!しかし、他の会場に決まった場合は、すぐに連絡するのがマナーですよ。

招待状の準備

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二次会の3ヶ月前には招待状の準備をしましょう。

招待状に記載する項目は以下の7つです。

  • 二次会のタイトル
  • 二次会の日時
  • 会場に関する情報(会場の名前、住所、電話番号、アクセスなど)
  • 会費
  • ドレスコードがある場合は記載
  • 出欠の返信方法や締切日
  • 出欠を確認する幹事の名前や連絡先

上記の項目の記入は必ず行うようにしましょう。

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また、招待状を送る方法は以下の3つです。

  • 丁寧な印象で温かみが伝わる『はがきや封書』
  • 費用がかからずに送れる『携帯メール』
  • おしゃれで楽に出欠確認が取れる『Web招待状』

上記の招待状の送り方別に特徴を紹介します。招待状を準備するときの参考にしてください♪

丁寧な印象で温かみが伝わる『はがきや封書』

往復はがきや返信はがきを入れた封書は、丁寧な印象や温かみが相手に伝わります。最近ではテンプレートなどもインターネットから入手できるため、自宅で作成することも可能♡

はがき代や切手代・インク代などがかかりますが、丁寧な案内状を作成できるのがおすすめポイントです。

結婚式に参加するゲストには披露宴の案内状に同封するのもありですが、二次会から参加するゲストには住所を聞いて招待状を送りたい旨を伝えておくとよいでしょう。

費用がかからずに送れる『携帯メール』

費用がかからずに送れるのが携帯メール。手軽に二次会の案内を送れるため、費用をなるべく抑えたい場合におすすめの方法です♪

しかし、招待したいゲスト全員のメールアドレスを入手する必要があります。また、スパムメールだと思われないように、件名は「二次会のお知らせ」などとしっかり記入するのがメールで招待状を送る際のポイントですよ。

おしゃれで楽に出欠確認が取れる『Web招待状』

おしゃれで楽に出欠確認が取れる『Web招待状』もおすすめ♡LINEなどでも送れるため、手軽で若い世代に人気があります。

無料で利用できるものもあり、デザインを選べてスマホで出欠確認できるので便利。招待状を新郎新婦や幹事の共有、会費の事前決済機能、受付をスマホでできる機能などが利用できるWeb招待状サイトもあります。

スムーズに二次会の参加ゲストを確認できるので、忙しい幹事の強い味方になりますよ♪

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【2ヶ月前】幹事が結婚式の二次会準備ですべきこと

結婚式の2ヶ月前に準備することは以下の通りです。

  • 招待状の送付
  • 二次会の余興やゲームなどのプログラムを考える

それぞれの内容について解説します。

招待状の送付

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招待状の準備が完了しているなら、送付しましょう。Web招待状や携帯メールであれば連絡先に送るだけ、はがきや封書ならポストに投函して完了です♪

送り漏れがあると、ゲストに失礼となってしまうため事前に招待したい人数分あるかどうかを必ず確認しましょう。

二次会の余興やゲームなどのプログラム内容を考える

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二次会のプログラムを考えるのも幹事の仕事です。新郎新婦にどのような余興やゲームを取り入れたいか聞きながら、どのようなプログラム内容にすれば盛り上がるかを考えるのがポイント!

人気の演出はビンゴやクイズ、プロフィールや挙式・披露宴ビデオの上映です。ゲストに楽しんでもらうためにもたくさんゲームなどを取り入れたいところですが、必要なアイテムを揃えるのもお金がかかります。

予算などもも含めてプログラムの内容を考えましょう。

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【1ヶ月前】幹事が結婚式の二次会準備ですべきこと

結婚式の二次会1ヶ月前にするべきことは以下の通りです。

  • ゲストの出欠確認
  • 二次会のプログラムを確定
  • 乾杯やスピーチなどの依頼
  • 当日のスタッフを選ぶ・依頼する
  • 二次会で使う小道具やプチギフトなど必需品を購入
  • 三次会会場の準備
  • 当日お金が足らなかった場合どうするのかを確認する

1ヶ月前は準備の最終段階に入ってくるため、準備の漏れがないようにするべきことを確認しながら丁寧に仕事をしましょう♪

それぞれの内容について解説していきます。

ゲストの出欠確認

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1ヶ月前には必ずゲストの出欠確認を行います。まだ出欠の連絡が来ていないゲストがいる場合は、新郎新婦に伝えて電話連絡などをして出欠の連絡をして正確な人数を把握しましょう♪

出席するゲストの名前をパソコンで打ち出すなど、受付の際の準備も一緒に行うと楽ですよ。

二次会のプログラムを確定

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結婚式の二次会の1ヶ月にはプログラムを見直して確定しましょう。新郎新婦が希望するゲームなどを盛り込みつつ、会場を借りている時間を考慮してプログラムを見直します。問題なければ確定し幹事同士で共有するとよいですよ♪

あまりタイトなプログラムにすると少しでも時間が押した場合にパニックになるため、時間に余裕を持ってプログラム構成を行うのがポイントです。

乾杯やスピーチなどの依頼

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乾杯の挨拶やスピーチ・余興などをゲストに依頼する場合は、プログラムが確定したらすぐに依頼しましょう!

バンド演奏やスピーチなどを行うには事前準備が必要なので、1ヶ月前までには必ず依頼するのがマナーですよ。

当日のスタッフを選ぶ・依頼する

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幹事だけでは人数が足らない場合は、二次会当日のスタッフもゲストの中から選んで依頼しておくとよいでしょう。会場の規模によっては幹事だけで回すのが難しいことも。

二次会の余興や演出をスムーズに進めるためにも、サポートスタッフを2〜4人抑えておくのがおすすめです♪

また、音響・カメラマンなど専門的な知識や技術が必要な仕事は、幹事やゲストに得意な人がいない場合は専門業者に依頼するとよいでしょう。

二次会の司会を幹事が行う場合は台本作りも忘れずに!

二次会の司会を幹事が行う場合は、プログラムに沿って台本作りを行うようにしましょう。

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二次会で使う小道具やプチギフトなど必需品を購入

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二次会の1ヶ月前に使う小道具やプチギフトなど必需品を購入します。

受付や会計に必要な会費回収ボックスや電卓・文房具・会場の装飾品・ゲームの景品やゲストに配るプチギフトなど、事前に必要なアイテムを書き出して整理してから購入するのがおすすめです。

1ヶ月前から必需品の購入をしておけば、書い忘れがあっても時間に余裕があるため安心。予算の範囲内で納めるようにするのも幹事の仕事ですよ!

お金のトラブルを防ぐためにも幹事が買い物をした場合は、領収書をもらっておくのを忘れないようにしましょう。 

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三次会会場の準備

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二次会の後に三次会を行う場合は、三次会会場の準備も幹事が行います。

基本的にはその場の雰囲気で三次会を行うか決まるため、予約はしなくても二次会会場の近場で三次会会場も選んでおくとよいでしょう。

当日お金が足らなかった場合どうするのかを確認する

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当日、ドタキャンをする人もいることを想定しておく必要があります。ドタキャンが多いと料理のキャンセル料がかかることもあるため赤字になってしまうことも。

もしお金が会費を集めただけでは足らなかった場合にどうするのかを新郎新婦に確認しておくと、会計時に気まずくならずにすみますよ。

当日お金が足らないのは意外と多いトラブルでもあるため、事前に決めておくのがよいですね♪

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【1週間前】幹事が結婚式の二次会準備ですべきこと

結婚式の二次会1週間前に準備すべきことは以下の通りです。

  • 二次会会場への報告・挨拶・打ち合わせ
  • 幹事や新郎新婦の最後の打ち合わせ

それぞれの内容を解説します。

二次会会場への報告・打ち合わせ・挨拶

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当日まで1週間をきったら二次会会場に参加人数を報告し、会場の設備などを使用する場合は打ち合わせも行いましょう。

事前にプログラムをチェックして、使用する設備についての説明などわからないことがあれば聞いておきます。

報告や打ち合わせが終わったら、「当日はよろしくお願いいたします」など本番への挨拶を忘れずに!

幹事と新郎新婦の最後の打ち合わせ

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全ての準備が終わったら、幹事と新郎新婦で一度集まって漏れがないかを確認し合う最後の打ち合わせを行います。

当日の支払い方法やタイミングなどを確認し、買い忘れや決め忘れがないかをチェックしあうとよいですね♪当日の流れなどもおさらいして、二次会当日に備えましょう。

幹事が二次会当日に行う仕事

結婚式の二次会当日に幹事が行うことは以下の通りです。

  • 会場の装飾やセッティング(全員)
  • 受付(2〜4名)
  • 会計(1〜2名)
  • 司会進行(プロに任せたり、複数名でもOK)
  • 演出などのアシスタント(2〜4名)
  • 音響・映像関係(プロに任せるのもOK)
  • 片付け・忘れ物チェック(全員)

詳しい当日の仕事内容について紹介します。

会場の装飾やセッティング(全員)

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幹事はゲストよりも早く入り、会場の装飾やセッティングを行います。ウェルカムボードやテーブルなどを出し、ガーランドやお花を使用して壁などを飾るなどが一般的です。

新郎新婦と事前どのような会場にするかを打ち合わせておき、二次会開始時間までに理想的な空間になるようにします。装飾が多い場合はみんなで一緒に行いましょう♪

受付(2〜4名)

二次会開始時間までに受付をセッティング。ゲストを招待客リストと照らし合わせて受付を行い、会費を受け取り金額が会費と合っているかを確認します。

新郎と新婦側の幹事を1人ずつ選ぶと、顔と名前が一致しやすいのでスムーズに受付できますよ♡

会計(1〜2名)

受付でゲストから集めた会費を集計し、支払いを行います。会費の集計や管理は複数人で行うと、誰が持っているのかわからなくなったりするため1人に絞っておきます。また、お釣りの管理や買い出しの精算なども会計の人が行うとよいでしょう♪

司会進行(プロに任せたり、複数名でもOK)

全体を盛り上げられるようにゲームや演出などを進めていきます。時間を測りながら進め、タイムキーパーも兼ねることも。司会進行に慣れてない場合は、複数人で司会を行うのもよいですね。

演出などのアシスタント(2〜4名)

アシスタントは演出などに必要なアイテムを出したり、プチギフトを準備するなどを行います。些細なサポートが必要となる場面が多いため、気遣いができる人をアシスタントにするとスムーズですよ。

音響・映像関係(プロに任せるのもOK)

BGMを流したり、スナップ写真撮影やムービー撮影・会場でムービーを流すなどの仕事を行幹事が行うことも。特に音響などで会場の設備を使用する場合は、予めどのような操作方法かを確認しておきましょう。

片付け・忘れ物チェック(全員)

二次会終了後の片付けや忘れ物チェックを忘れないようにします。特にゲストの忘れ物がないかを確認してください。会場に迷惑がかからないように、装飾の撮り忘れなどがないように注意してください!

二次会幹事はみんなで協力し合うことが重要!

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二次会幹事はみんなで協力し合うことが重要!一緒に楽しい二次会にするためにも、わからないことがあれば幹事同士でどうするかを話し合いながら進められるのがベストです。

あまり交流がない人同士が幹事として選ばれた場合は、打ち合わせのときにコミュニケーションを取るように心がけるとよいでしょう♪

結婚式の二次会幹事になったら、スケジュールを決めて準備をしよう!

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今回は結婚式の二次会幹事が準備期間や当日にやるべきことについて解説してきました。仕事の量は膨大なので準備し忘れを防ぐためにも、スケジュールを組んで3〜4ヶ月前からす事前準備をはじめのがポイントです。

幹事同士や新郎新婦とコミュニケーションを取りながら、最高の二次会になるように仕事をしましょう♪

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