結婚式二次会のドタキャンはなぜ起こる？対策とゲストのマナー

結婚式の二次会のドタキャンは、珍しいことではありません。開催する側としては「なんでドタキャンするの？」と悲しくなりますが、仕事や体調不良などやむを得ない場合もあるので、一方的に責めることもできませんよね。二次会を行う新郎新婦や幹事は、「二次会にドタキャンはつきもの」と念頭に置いて、計画や対策をしておく必要があります。

今回の記事では、結婚式の二次会のドタキャンが増えるパターンを踏まえて、ドタキャン率の下げ方や対策方法を公開！また、どうしても二次会をドタキャンしなければならない際の、ゲストのマナーも併せて紹介します。

結婚式の二次会がドタキャンされるパターン

結婚式の二次会がドタキャンされるパターンとしては、主に以下の2パターンが想定されます。

まずは、結婚式の二次会のドタキャンされるパターンを把握しておきましょう＊

やむを得ない事情が発生した

ゲストにやむを得ない事情が発生してしまえば、結婚式の二次会をドタキャンされる可能性は高いです。

やむを得ない事情には、以下のようなケースがあります。

アクシデントは誰にも予想できないことなので、二次会と重なってしまっても仕方がありません。

やむを得ない事情によって結婚式の二次会をドタキャンされることは、あらかじめ頭に置いておきましょう！

出席しにくいポイントがある

開催する二次会にゲストから見て出席しにくいポイントがあると、ドタキャン率にも影響があります。

一般的に、以下のような条件の二次会は、欠席率が低くなる傾向があります。 

おめでたいこととはわかっていても、人によっては「開始が遅すぎて次の日大丈夫かな…」「金銭的に厳しいかも」と参加を躊躇してしまうことがあるのです。

参加者にとって、出席しにくい理由が多ければ多いほど、ドタキャンされる可能性も高くなってしまいます。

結婚式の二次会のドタキャンを回避するためには、ゲストが参加しやすい条件やポイントを揃えることが必要です。

結婚式の二次会ドタキャン率を下げる方法

結婚式の二次会の主催者側としては、ドタキャンされるのはできるだけ回避したいですよね。ここで、結婚式の二次会ドタキャン率を下げる方法を紹介するので、計画する際の参考にしてみてください。

結婚式から二次会の流れをスムーズにする

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結婚式から二次会までの流れをスムーズにすると、ドタキャン率を下げるの有効です＊

結婚式から二次会開始までの時間を短くすれば、結婚式に参加した人のドタキャンは防ぐことができるはずです。

結婚式の二次会を計画する際は、式から二次会までの流れも考慮しておきましょう！

あまり遅い時間に開催しない

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あまり遅い時間に二次会を開催しないことも、ドタキャン率軽減のためのポイントです＊

開始時間が夜遅すぎると次の日に影響が出やすいので、仕事や個人的な事情で急なスケジュール変更があったゲストから、ドタキャンされてしまうことがあります。 

ゲストの万が一の事情に配慮しておけば、ドタキャン率を下げることができるはずです。

結婚式の二次会のドタキャン率を下げたいなら、開始時間は夜遅くに設定しないようにしましょう＊

アクセスのいい会場を選ぶ

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アクセスのいい会場を選ぶことも、ドタキャン率を下げるのに有効です。

誰だって交通アクセスが不便な会場には、足を運びたくありませんよね。 

反対に、行きやすい場所にあれば参加しやすいですし、ドタキャンする理由になることもありません。

二次会のドタキャン率を下げるためには、会場までの交通アクセスをチェックしておきましょう＊

キャンセル期日を設定しておく

キャンセル期日を設定しておくと、二次会ドタキャンに悩まされる可能性が軽減します。

結婚式の二次会の招待状に、「キャンセルされる場合は、〇月〇日までに連絡をお願いいたします」というように、キャンセル期日について記載しておきましょう＊ 

さらに、キャンセル料に関する情報も伝えておけば、もしドタキャンされたとしてもスムーズにやり取りでき、トラブル回避にも繋がります！

二次会のドタキャン率を下げるためには、キャンセルについてあらかじめゲストに伝えておくのがおすすめです。

会費相場を目安に金額を設定する

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二次会の会費相場を目安にして、金額を設定することもドタキャン率を下げるために有効です。

二次会の内容やサービスを充実したいからといって、相場より高い金額を設定してしまうと、ゲストの参加の懸念材料になってしまいます。

懸念材料が少しでもあると、ドタキャンされる可能性は否定できません。

ゼクシィの結婚トレンド調査によると、二次会会費の全国平均額は以下の通りです。

会費を決める際は、この金額を目安に決めるのがおすすめです。

最終的には、「この会場ならこのくらい出してもOK」「このプランなら〇〇〇円が妥当かな」というように、ゲスト目線を意識して会費設定を行いましょう＊

結婚式の二次会ドタキャンに備えた対策

結婚式の二次会ドタキャン率を下げるために内容や条件を設定しても、直前にキャンセルされる可能性はあります。そのため、二次会を計画する時点で対策を練っておくことが大切です！これから、結婚式の二次会ドタキャン対策を紹介するので、ぜひ取り入れてみてください＊

ドタキャン前提で予算を立てる

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ドタキャンされることを前提に予算を立てておくことは、対策として有効です。

ドタキャンを含めずに予算設定してしまうと、急にキャンセルされた場合大変です。

「予想以上の赤字になった…」「支払いできないかも！」となって、二次会の思い出が苦労話として残ってしまうかもしれません。

結婚式の二次会は、ドタキャンされることを踏まえて、金銭的に余裕を持たせるようにしましょう。

会場側にキャンセルについて確認しておく

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会場側に二次会キャンセル者が出た場合について、確認しておくこともドタキャン対策の1つ。

ドタキャンは金銭的な面で大きな影響が出るので、事前に会場側に確認しておくと、いざというとき慌てずに済みます＊

会場によっては、前日や当日でも善意で飲食代キャンセルに対応してもらえる場合もあります。

二次会ドタキャンに適切に対応できるように、会場側にキャンセルが出たときの対応や対応可能条件など、確認を取っておきましょう！

赤字が出た場合の対処を決めておく

二次会のドタキャンが重なり、赤字が出た場合は適切に対処する必要があります。

お金の話はもともとデリケートですが、赤字ともなれば新郎新婦や幹事の間でトラブルの原因になるかもしれません。

その事態を回避するために、赤字が出た場合の対処について決めておくことは必要です。

会費で補うのか、新郎新婦はどこまで負担するのかなど、赤字が出たときの対処法をあらかじめ決めておいてください。

結婚式の二次会をドタキャンする場合のマナー

結婚式の二次会に止むを得ない事情でドタキャンすることになった人は、心苦しいですよね。さらに、キャンセルの連絡方法やマナーがわからず、不安や心配が膨らむばかり…という人も少なくないでしょう。最後は結婚式の二次会に参加するゲスト向けに、ドタキャンする場合のマナーを紹介するので、参考に誠意をもって対応してください。

わかった時点ですぐ連絡する

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結婚式の二次会をキャンセルする場合は、参加できないとわかった時点で、すぐに新郎新婦や幹事に連絡をしましょう！

二次会の前日や当日にドタキャンの連絡をしなければいけない場合は、メールで行います。 

式前日や当日は、主催者側は準備や対応に追われているので、電話すると逆効果になる可能性があるのです。

また、メールだと文面として残るので、やり取りの内容を後から確認でき、キャンセルに伴うトラブル回避にも有効です＊

結婚式の二次会にドタキャンしなければならない場合は、一刻も早くメールで理由や謝罪の言葉を伝えてください。

欠席理由の伝え方について配慮する

結婚式の二次会をドタキャンする場合は、欠席理由の伝え方について配慮することも大切です。

ドタキャンする際は、「ちょっと行けなくなって…」だけではあやふやすぎて相手に失礼なので、誠意をもって理由を告げることが必要です。

しかし、「高熱で咳や鼻水が酷い」というように、詳細を正直に伝えるのはお祝いムードに水を差してしまいます。

二次会の欠席理由については新郎新婦の気持ちを配慮して、「体調不良のため」「急な仕事の都合で」など、理由を簡潔に伝えましょう。

キャンセル料を払う

二次会をドタキャンする場合は、自分からキャンセル料を払うと申し出るのがマナーです。

二次会前日や当日に欠席の連絡を入れても、キャンセル対応できない可能性が高く、欠席する人の会費分はマイナスになってしまいます。

新郎新婦と今後も良好な関係を続けたいなら、キャンセル料は自分から進んで払うようにしましょう！

ただし、キャンセル料を払うといっても、相手の好意で断られるケースもあります。

キャンセル料を断られた場合は、後日会費相当の食事を奢ったり、結婚祝いを贈ったりなど、違う形で誠意を伝えるのがおすすめです＊

可能なら祝電を打つ

二次会のドタキャン連絡から開始時間まで余裕がある場合は、祝電を打ちましょう。

祝電を打つと、欠席する形になったとしても、心から祝福している気持ちが相手に伝わります＊

特別感もあり、二次会を盛り上げるためにも一役買います♪

電報の種類や地域にもよりますが、当日発送可能な電報は意外と多いです。

結婚式の二次会をドタキャンしなければいけなくなった場合は、祝電を打ってお祝いの気持ちを届けてみてください！

結婚式の二次会ドタキャンは事前対策が必要！

結婚式の二次会のドタキャンは、人によって理由が異なります。

キャンセル率を下げるために配慮しても、仕事や体調不良など止むを得ない事情が発生することもあるので、ドタキャンされる可能性があると念頭においておくことが必要です。 

結婚式の二次会を計画する際は、ドタキャン対策をしっかり練っておき、いざというときにスムーズに対応できるように＊

また、ドタキャンしなければいけなくなったゲストの方は、マナーを守って誠意ある対応を心がけましょう！