結婚式二次会【準備マニュアル】幹事あり⇔幹事なしの段取り&幹事代行の利用ポイントも♩

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結婚式二次会の準備は、スケジュール化したリストに沿って進めるとスムーズです。幹事の「あり」「なし」で違う段取りも比較して、新郎新婦や幹事が準備する範囲の差も確認しておきましょう。こちらの記事では、幹事代行を検討している方のため、代行を利用する場合のポイントも解説します♩

結婚式二次会の準備をスムーズにするポイント3つ

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結婚式二次会の準備をスムーズに進めるため、3つのポイントを押さえておきましょう。

  • 段取りをスケジュール化する。
  • 段取りを役割分担しスケジュール通り進める。
  • 準備に必要なアイテムを調達する。

それぞれのポイントに沿って準備ノートなどを作成し、いつでも進捗状況が確認できるようにしましょう。

結婚式二次会の準備|幹事&新郎新婦向け基本的なスケジュールと段取り

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ここでは、結婚式二次会の基本的な準備について解説。まずはスケジュール段取りを一覧で記載し、さらに各段取りのポイント必要な準備品などを紹介していきます*

スケジュール段取り
4~5か月前日程を決める、二次会のテーマを決める、ゲストをリストアップする
3~4か月前会費(予算)を決める、会場を探す、会場を決める
2~3か月前招待状の作成&発送、進行&演出を決める、当日の役割分担を決める、当日の衣装&ヘアメイクを決める≫
1か月前出欠の確認&集計、予算の把握&確認、備品&景品の購入、プチギフトの購入
1~2週間前人数の最終確認&会場への報告
当日会場チェック、受付&会費集め

4~5か月前

≪日程を決める≫
結婚式二次会は「結婚式と同日にするか」「結婚式と別の日にするか」で日程を決めます。招待したいゲストの割合が「結婚式から出席」「二次会のみ出席」のどちらが多いのかなども含め、ゲストの都合も考慮しましょう。

≪二次会のテーマを決める≫
結婚式二次会は、テーマから決めると会場や衣装も選びやすくなりますし、演出も決めやすくなります。結婚式と同日の場合は結婚披露宴から雰囲気をガラッと変えるのがNGではありませんが、どちらも出席するゲストが服装などに困らない配慮も必要です。

≪ゲストをリストアップする≫
結婚式二次会は、結婚式に招待or出席できないゲストにも声をかけるのが一般的。結婚式から出席するゲストも含め、リストアップで大まかな人数を把握して会場選びの参考にしましょう。

\結婚式二次会の人数について詳しくcheck/

3〜4か月前

≪会費(予算)を決める≫
ゲストから集める会費は、全体の予算にも影響します。一般的に会費には飲食代のほか会場費や景品代などが含まれますが、新郎新婦の自己負担額とも合わせ、ゲストに無理のない額を設定しましょう。

\結婚式二次会の会費について詳しくcheck/

≪会場を探す≫
会場は、結婚式二次会のテーマやゲストの人数のほか、結婚式場からのアクセス、遠方のゲストにも見つけやすい立地などで探しましょう。公式HPでリサーチするだけでなく、できれば現地まで行って外観や店内装飾、料理の味などをチェックするのもおすすめです。

≪会場を決める≫
会場の候補を絞ったら、アクセスやロケーションのほか、料金システム、音響設備、貸し出し備品などの条件を総合的に判断して決めましょう。人気の会場や結婚シーズンは会場が押さえにくいため早めの予約も重要。予約の際は予約金の有無やキャンセルポリシーにつても要確認を。

\結婚式二次会の会場について詳しくcheck/

2~3か月前

≪招待状の作成&発送≫
招待状は、「紙にするか」「Webにするか」など、作成する種類によって準備や発送の方法が変わります。どちらの招待状にするかはゲスト層や二次会の規模などに合わせて適切に選びましょう。

◆準備するもの
紙の招待状……封筒・中紙・返信ハガキ・付箋・しおり・飾り紙など一式
Webの招待状……招待者のアドレスやSNSアカウント

\結婚式二次会の招待状について詳しくcheck/

≪進行&演出を決める≫
一般的に、結婚式二次会は会場が使用できる2~3時間の中でプログラムを組みます。新郎新婦の入場から新郎新婦によるゲストの見送りまでを適切なタイムテーブルで構成し、ゲストを盛り上げる演出も決めましょう。

◆準備アイテム
司会進行の台本、進行表

\結婚式二次会におすすめのゲームをcheck/

≪当日の役割分担を決める≫
結婚二次会の当日は、「受付係」「会計係」「音響係」「司会」「カメラマン」などサポートしてくれるスタッフが必要です。二次会がスムーズに進行するよう、誰に何をやってもらうか、しっかりと役割分担を決めておきましょう。

≪当日の衣装&ヘアメイクを決める≫
結婚式二次会のテーマに合わせ、当日の衣装&ヘアメイクを決めます。衣装については「持ち込み料はかかるか」「結婚式のドレスなら延長料はいくらなのか」など、ヘアメイクについては「会場の提携店があるのか」「結婚式場でオプション追加できるのか」なども確認しておきましょう。

\結婚式二次会のヘアメイクについて詳しくcheck/

1か月前

≪出欠の確認&集計≫
招待状を受け取ったゲストから出欠の返事がありますので、出席者の人数を確認します。もし、返事がない招待者がいる場合は、「忙しいのにごめんね」「行き違いでしたらお許しください」などと相手を気遣って出欠をたずねましょう。

≪予算の把握&確認≫
ゲストの人数から予算を算出します。万が一のドタキャンに備え、自己負担額なども含めて少し多めに予算を設定しておくのがカギです。

≪備品&景品の購入≫
結婚式二次会で使用する備品やゲストが参加するゲームの景品などを購入します。全体の予算の中から、いくらを備品&景品にあてるのかも決めておきましょう。

◆準備アイテム
筆記用具、チェキ、商品券、ラッピング、ウェルカムボードなど演出に必要なもの

\結婚式二次会の景品について詳しくcheck/

≪プチギフトの購入≫
ゲストを見送る際は新郎新婦からプチギフトを渡します。結婚式二次会のテーマに沿ったアイテムで、最後までゲストへのもてなしに心を配りましょう。何個か余分に購入しておくと、破損などにも対応できますよ。

◆準備アイテム
お菓子、雑貨、サンキューカード、ギフトを入れておくカゴなど

\喜ばれるプチギフトについて詳しくcheck/

1~2週間前

≪人数の最終確認&会場への報告≫
ゲストの人数を最終確認し、必ず会場へ報告しましょう。会場は人数が確定してから料理の内容やボリュームを決めるからです。また、ドタキャンの場合はキャンセル料などにも関係するため忘れずに行いましょう。

当日

≪会場チェック≫
たとえば、音響係であれば音源データが再生するか、司会であればマイクやプロジェクターは問題ないかなどをチェック。台本通りにプログラムが進行するか細かい部分まで確認しておきましょう。

≪受付&会費集め≫
開宴前は受付や会費集めをします。会場でテーブルやイスが借りられるのか、事前に確認しておきましょう。また、会計に必要な備品などの準備も必要です。

◆準備アイテム
筆記用具、計算機(スマホ)、領収書、ゲストリスト、釣り銭、会費を収納する入れ物、クローク札など

結婚式二次会の準備|幹事「あり⇔なし」の段取りの違い

@uemi2520

結婚式二次会の準備は「幹事あり」「幹事なし」「幹事代行あり」の3パターンで段取りが違う部分もあります。どのパターンの二次会を開催するかで新郎新婦の負担に差が出ますし、メリット・デメリットも変わってきますので、それぞれ具体的に見ていきましょう。

幹事あり

幹事を立てる場合は、4~5か月前に決定して直接お願いしましょう。二次会の規模によっては、2~3名で幹事チームを構成するのもひとつ。

一般的には信頼のできる友人や同僚を幹事に立てますが、丸投げはNGです。必ず二次会のイメージを伝え、どの段取りを任せたいかを明確にして依頼しましょう。

●メリット
友人や知人に幹事をしてもらうことでアットホームな二次会になる。
●デメリット
幹事が親しい人だけに気を遣ったり、気を遣わせたりして心理的な負担になる。

幹事なし

幹事を置かない場合でも、最低限のスタッフは必要です。どれだけ小規模な二次会であっても、新郎新婦だけで進行できませんし、ウェディングパーティーの雰囲気が出せません。

2~3か月前には、「司会・進行役」「受付係」「音響係」「カメラマン」などを必要に応じて決定し依頼しましょう。各スタッフには仕事の内容や当日の流れなどを伝えておき、2週間前を目途に最終確認として打ち合わせも必須です。

●メリット
新郎新婦が主体となって準備をするため、3~5名に当日のサポートだけお願いすればよい。
●デメリット
新郎新婦が準備に時間を取られたり、打ち合わせ不足だと二次会のクオリティが下がったりする。

幹事代行あり

幹事を代行で立てる場合、4〜5か月前には代行業者を決めます。業者によってサービス内容や料金システムが異なるため、何社かを比較しながら選びましょう。

●メリット
プロなので気遣いがなく、二次会そのものの完成度も高くなる。
●デメリット
ゲストの人数によっては割高になったり、アットホームさに欠けたりする。

結婚式二次会の準備|幹事代行を利用する場合のポイント

@mir_trunk

結婚式二次会の準備にお手上げな新郎新婦はもちろん、新郎新婦から依頼された幹事さんまでが頼ってしまう代行。二次会の規模やパーティーイメージに合う予算で任せられる業者が見つかれば、利用するメリットは最大限になります。

ここでは、幹事代行を利用する場合のポイントをご紹介。「こんなはずじゃなかった……」と後悔しないよう、大切なポイントを押さえて適切な代行業者に依頼してくださいね♩

項目チェックポイント
サービス範囲は?招待状の作成からOKな業者もあれば、当日のサポートのみOKという業者もあるため、「どこからどこまで可能か」を確認しましょう。
料金システムは?人数に関係ない定額制・人数×飲食代での会費制・サービス内容で選ぶプラン制・基本料金+オプションの料金追加制などあるため、実際の二次会の条件にあてはめてシミュレーションしましょう。
会場の指定は?業者によっては、提携店のみの代行であったり、提携店以外だと別料金がかかったりなどするため、好みの会場が選べるか確認しましょう。
お得な特典は?期間限定や初回契約者限定など、お得な特典があります。ドレス&タキシードが無料になったり、ウェディングケーキがサービスされたりなど特典を利用することでコストカットできないか計算するのも大切です。
口コミ評判は?実際に利用した新郎新婦や幹事さんの口コミも参考になります。SNSや口コミサイトをリサーチして、候補になっている業者の評判をチェックしましょう。

\二次会の幹事代行について詳しくcheck/

結婚式二次会は幹事のパターンに合わせて準備しよう!

@uemi2520

結婚式二次会の準備は新郎新婦の想像以上にハードかもしれません。新郎新婦には別の結婚準備もあるため、ポイントを押さえてスムーズに進めたいものですね。

基本的なスケジュールや段取りに加え、幹事を置くパターンごとに役割分担の範囲を明確にして当日に備えましょう。もし、幹事代行を利用するのであれば、予算や二次会の規模など条件に合う業者を選んでくださいね♩

おふたりの結婚式二次会が準備万端に整い、すべてのゲストに喜ばれる素敵なパーティーになりますように!

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