【結婚式二次会の受付さん向け】挨拶は?流れは?正しいマナーと事前準備のコツをお伝えします♡

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結婚式二次会の受付は、新郎新婦のおふたりに代わってゲストをお出迎えする重要な役割*だからマナーを守って丁寧にお出迎えしたいですよね♡そこで今回は結婚式二次会の受付さん必見!挨拶やマナー、そしてハプニングに備えた事前準備のコツと当日の流れをご紹介します。

結婚式二次会の受付は当日こんなコトをします


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まずは『結婚式二次会の受付ってどんなことをするの?』から詳しくご紹介していきましょう。

1.会場の入り口でゲストを出迎え、ゲストリストをチェック

2.会費を受け取る。(お釣りのお渡し)

3.荷物をお預かりすることも

4.ゲーム関係の用紙や新郎新婦のプロフィールブックなどペーパーアイテムがあれば配布する

5.メッセージカードやチェキ撮影の協力を依頼

6.二次会開始時間になったら集計をする

7.幹事さんに報告

こうして並べてみると、とても簡単に見えますね。

けれど二次会当日は、ハプニングの連続!

  • 受付の列が長すぎて入口に人が溢れてる
  • ゲストリストに載ってない人が来た!!
  • お釣りが足りない……
  • 開始時間になってもみんな揃わないよ

こんな事態は、二次会の受付ではつきものです。

だから、結婚式二次会の受付を頼まれたら「受付するだけでOKなんでしょ♪」と気軽に考えていてはとてもキケンです。

【二次会受付をスムーズにすすめるためには】
1.トラブルを想定した事前準備
2.幹事さんと受付さんの役割分担の明確化
3.当日をシミュレーションして流れを把握しておく

この3つのポイントがとても重要なんです!

大切な友だちの二次会を成功させるべく、マナーをふまえた上で準備も整えておきましょう☆

結婚式二次会までに準備する受付グッズ

まずは二次会当日、受付で必要なグッズを揃えます*

  • ゲストリスト
  • 会費のおつり
  • 筆記用具
  • 会費を保管しておくもの
  • 荷物の預かり札

ゲストリスト

結婚式二次会の当日、受付をスムーズにすすめるためのいちばんのコツはゲストリストの作成の方法にあります*

二次会会場の入口がごった返す理由のひとつが
”受付さんがゲストリストの名前をスムーズに確認できていなかったから”
二次会ではよくある話なんです。

以下は、二次会ゲストリストでおすすめの仕様です。

参考にしてみてください♪

ただし二次会のゲストリストは、受付さんが作るとは限りません。新郎新婦さまや幹事さんが作ることもあります。もし作っていただく場合には、上記のポイントをお伝えしてみてください♪

会費のお釣り

会費は千円単位で決めることが多く、またゲストもできるだけお釣りが無いように持ってきてくださる方がほとんどです。

ですが、念のためにお釣りは準備しておいた方が◎

受付で備えておくお釣りの目安は……

・10,000円から会費を引いた金額
・ゲスト人数の1/3程度
≪例≫ 会費:8,000円 ゲスト:60名の場合
▷10,000-8,000=2,000円
▷2,000円×20名=40,000円分の千円札

二次会会場によっては、両替を対応してくれないところもあります。

その場合、近くにお金を崩しに行ったり、あとでお釣りだけを渡すためにまたゲストを探す必要があるなど、二度手間になってしまうことも…。

そのためお釣りは忘れないように準備しておきましょう。

筆記用具

▶ボールペン4本
(新郎側・新婦側2本ずつ)

一般的に二次会の受付用筆記用具といえば『ボールペン』『蛍光ペン』が多いよう。

けれど蛍光ペンに関しては、たくさんの二次会に立ち会ってきた元プランナーの筆者からいうと不要かな?と思います。

その理由は、ゲストリストの名前にマーカーを入れていては、それだけで時間のロスになるからです。

ゲストの出席マークは、ボールペンでチェックを入れるだけでOK!

紛失などに備えた予備も含めて、結婚式二次会の受付にはボールペンを4本準備しておきましょう。

また会費を計算するときには電卓も必要になります。ですがスマホの電卓機能を使えば問題なしです♪

会費を保管しておけるもの

▶会費を預かったときに一旦保管できるもの
 お菓子の空き箱など簡単なものでOK。

▶集計をしたあと、会費すべてを保管できるもの
 持ち運びできる鍵付き金庫、もしくは封筒を準備しておきましょう。

ゲストからお預かりした会費を入れておけるものを2種類用意します。

また、まとめる際には事前に準備しておいたお釣りと混同してしまわないよう注意してくださいね。

荷物お預かり札

▶同じ数字が対になっているものを『ゲスト数×1.5』程度準備

二次会会場にクロークが無い場合には、幹事さんや受付さんがゲストの荷物をお預かりします。

特に、結婚式あとの二次会出席者は引出物などを持っていることが多く

「荷物を預かっておいて欲しい」

と希望される方が多くいます。

また秋から冬にかけての二次会の場合は、コートのお預かりも。

ただし受付担当の人が荷物預かりもするとなると、大忙しになってしまい、これも受付が混雑してしまう原因に。

会場にクロークが無く、受付で荷物をお預かりする必要がある場合には、受付さんとは別でクローク担当の方をお願いすることをおすすめします。

結婚式二次会当日の受付と幹事の役割分担を決める

次は、二次会当日に混乱を招かないように受付と幹事さんとの役割分担を確認をします。

チェックすべき項目は5つあります。

チェック1.会場の入り時間と装飾はだれが?

まずは受付さんの来店時間と役割分担を確認しましょう。

二次会の受付といえば、パーティー開始の30分前からが一般的。

そして受付さんは、それよりもさらに30分前のパーティー開始1時間前に会場入りすることが多いです。

ですが二次会の受付といえども

  • 受付だけすればOK
  • 受付周りの飾りつけも受付さんの仕事

と受付さんの役割がどこまでなのかによって、来店時間を調整する必要があります。

チェック2.名前の確認と会費の徴収以外にするべきことは?

『二次会の受付』でのTODOを確認します。

基本的に受付さんのするべきことは、名前の確認と会費の徴収です。

ですが、上記以外に

  • ビンゴカードなどゲームで使うグッズの配布
  • 特定のゲストに新郎新婦に代わってお車代やお礼を渡す
  • 新郎新婦さまに依頼されたプロフィールカードを渡す

など出欠確認と会費徴収以外にも受付さんにはしなくちゃいけないことがある場合も。

こうなると受付を担当する人の人数は
『新郎側ひとり』『新婦側ひとり』
では足りなくなります。

出欠を確認する人以外に、さらに最低でも両家それぞれ1名ずつを受付として選出すると受付さんの中でも役割を分担できるのでスムーズにゲストを誘導できます☆

3.チェキやメッセージを管理するのはだれ?

二次会の受付が済んだら、その次に「チェキの撮影とメッセージの記入をお願いします」そんなお願いされたことありませんか?


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このように二次会当日、受付を済ませたゲストへチェキの撮影とメッセージの記入をお願いする演出が人気☆

チェキ撮影やメッセージカードは新郎新婦さまのご希望のときもあれば、おふたりにサプライズで準備していることもあります♪

定番の演出でもあるので、受付を担当することが決まったら、チェキ撮影やメッセージカードの記入が必要かも事前に確認しておきましょう。

そしてチェキやメッセージカードの記入が必要であれば、

  • チェキを撮影するのはだれ?
  • 撮影したチェキを飾る?管理するのはだれ?

などここも役割分担を細かく確認てしおくと、当日混乱せずに済みますよ♪

チェック4.受付は何時までする?

二次会の受付といえば、パーティー開始時間までと思われている方が多いですよね。けれど、結婚式とは違って二次会は遅刻する人も少なくありません。

そのため事前に

『二次会がはじまったら受付は締めていい?』
『(締めない場合)受付は何時までするべき?』

受付を締める時間を幹事さんと受付さんで擦り合わせておきましょう。

また

『受付を締めたあと、遅刻した人の会費の徴収はだれ?』

も決めておくと、当日お金の管理がスムーズです*

チェック5.受付が終わったあとの会費はだれが保管?

受付が終了し会費の計算が終わったら、二次会のあいだ『受付』『幹事』どちらが会費を預かっておくのかを確認します。

高額のため、会場側が預かることはほとんどありません。

ただし二次会会場によっては、二次会はじまって早々に精算してくれるところもあります。

幹事さんや受付さんが大金を持つ必要がないように配慮しているためです。

会場側の二次会費用精算のタイミングも事前に確認しておくと安心ですね*

結婚式二次会受付の挨拶は?注意すべき点は?本番をシミュレーション*


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では次に、二次会当日のゲストを出迎えてから、会場に案内するまでの流れをシミュレーションしてみましょう♡

1.名前の確認

まずゲストが受付に来られたら名前の確認をします。

「お越しいただきありがとうございます」

「お名前をお願いします」

と一声かけ、名前を申し出てもらいましょう。

受付サインとは?

受付サインとは、結婚式の受付でゲストに『新郎(新婦)側受付はこちら』とわかりやすいようにするための案内板です。

式場の既存のものもありますが、最近では新郎新婦さまが手作りすることも。

新郎新婦さまが受付サインをお持ちか確認してみましょう♪

2.会費を預かる

名前を確認したら、次は会費をお預かりします。

「会費をお預かりします」

と声をかけ、会費を差し出されたら

「ありがとうございます。お預かりします。」

と一言お礼を伝えてからお預かりしましょう。

男性・女性と会費を分けていることもあるので、いただく金額を間違えないように確認してくださいね。

3.荷物のお預かり

受付での“荷物のお預かり”とは、結婚式帰りのゲストの引出物やコート類以外にも、新郎新婦さまへのプレゼントやご祝儀などを、新郎新婦さまの代理としてお預かりすることがあります。

受付では一旦お預かりをし、ゲストリストに『誰に』『何を』いただいたのかをメモを取るようにしましょう。

4.チェキの撮影&メッセージ

チェキの撮影やメッセージの記入をお願いする場所は、隣り合わせだと便利ではありますが、受付近辺が必ず混雑します。

ですから受付から出来るだけ離れた場所で行いましょう。

撮影したチェキを飾っておく場合にはガーランドを設置したり


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ウェディングツリーを置いてゲストに飾ってもらっても新郎新婦さまへのプレゼントになるのでおすすめですよ♡

5.急な質問にも対応を

受付さんといえばスタッフ側の立場でもあることから、ゲストによく質問されることがあります。

例えば

  • トイレの場所
  • 喫煙場所
  • パーティー終わり予定時間
  • (すぐ会場に入れない場合)開場時間

二次会当日、会場についたら幹事さんや会場スタッフの方に事前に確認しておきましょう。

7.集計・幹事さんに報告

パーティー開始時間になったら、一旦受付を締めます。

多くの場合は、預かった会費を集計するのは受付さんの役割

  • 来店しているゲスト数と預かった会費があっているのか
  • お釣りに誤差はないか

上記を確認し、まとめて幹事さんにお渡ししましょう。

結婚式二次会の受付はカンペキな事前準備で当日もスムーズに♡

結婚式二次会受付は、会場に到着したゲストが最初に接する関係者。

「会場について早々にごった返してて……」
「受付がスムーズに進まなくて、すごく待っちゃったよ」

なんてことにならないように、事前準備が大切です。

二次会受付の流れは、前もってシミュレーションしておくと当日もゲストをお待たせすることなくご案内できますよ♪

ゲストの対応やお金の管理など、結婚式二次会の受付は責任重大です!

新郎新婦さまへのお祝いの気持ちを込めて、大切なゲストをおもてなししてあげてください♡

 

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